Excel-Tipps

Wie vor kurzem berichtet, wurde in Excel 2007 ein gravierender Fehler entdeckt: Die meisten Formeln, die als Ergebnis eine Zahl zwischen 65534.99999999995 und 65535 oder zwischen 65535.99999999995 65536 aufweisen, liefern das falsche Ergebnis "100000". Ab sofort steht nun ein Bugfix zum kostenlosen Download zur Verfügung:

Microsoft-Bugfix zum aktuellen Rechenfehler

Die Datei ist knapp 33 MB groß, da mehrere umfangreiche Office-Komponenten komplett ausgetauscht werden. Die Details dazu finden Sie in dem folgenden Knowledge Base-Artikel:

Diese Änderungen nimmt das Bugfix vor

Unklar ist derzeit, ob und in welcher Form auch ältere Excel-Versionen von dem Fehler betroffen sind, wenn der Office 2007-Konverter installiert ist. In der Knowledge Base wird nur Excel 2007 erwähnt, aber im Blog des Excel-Teams empfiehlt ein Microsoft-Mitarbeiter auch die Installation auf Systemen, auf denen der Konverter genutzt wird. Wir konnten den Fehler zwar unter Excel 2003 und 2002/XP nicht reproduzieren, aber der Bugfix ließ sich installieren, wenn der Konverter vorhanden war. Derzeit kann die Empfehlung daher nur lauten, eine Installation vorzunehmen. Sobald offizielle Angaben vorliegen, werden wir Sie natürlich entsprechend informieren.

Details zur Ursache des Problems sind bei Microsoft derzeit nicht zu finden. Wenn Sie sich für die Details interessieren, können wir Ihnen das folgende White Paper des Wissenschaftlers Chris Lomonts empfehlen, der sich dem Bug sehr detailliert auseinander gesetzt hat:

Ausführliche Analyse des Excel-Bugs (PDF)

Quelle: Chris Lomont, www.lomont.org (englisch)

Man kann in Excel-Zellen Informationen unterbringen, die nur in der Eingabezeile erscheinen, wenn die Zelle aktiv ist. Sonst bleibt die Zelle scheinbar leer, und auch auf dem Ausdruck sind die Informationen nicht sichtbar. Das 'Unsichtbarmachen' der Zellen wird durch ein besonderes Format bewerkstelligt. Dazu die Zellinhalte die unsichtbar gemacht werden sollen markieren. Dann im Menü 'Format' den Eintrag 'Zellen' auswählen. Im Registerblatt den Bereich 'Zahlen' auswählen und unter Kategorie den Eintrag 'Benutzerdefiniert' auswählen. In das Feld 'Formate' werden jetzt drei Semikolons hintereinander eingegeben, also ;;;. Nach dem Klick auf 'OK' ist der Zellinhalt nur noch in der Eingabezeile zu sehen, wenn die Zelle aktiv ist.

Will man in Excel einen Zellenbereich an eine andere Stelle des Tabellenblattes verschieben oder kopieren, ohne das die dort stehenden Inhalte überschrieben werden, geht das mit der normalen Excel-Funktionalität nicht. In der erscheinenden Abfragebox ist nur ein überschreiben der bisherigen Zelleninhalte oder ein Abbruch der Funktion möglich.
Mit einem Trick ist das jetzt eigentlich fällige manuelle Anlegen von Hilfsspalten zu umgehen. Dazu wie vorher den zu verschiebenden Zellenbereich markieren und mit der linken Maustaste an die gewünschte Stelle verschieben. Jetzt aber vor dem loslassen der Maustaste die [Shift]-Taste drücken. Die Auswahlmarkierung verwandelt sich in einen Balken der anzeigt, zwischen welchen Zellen der Auswahlbereich eingefügt wird. Dabei zeigt ein waagerechter Balken an, dass die Zellen nach unten, ein senkrechter das sie nach rechts verschoben werden. Der senkrechte Balken wird angezeigt, wenn der Cursor sich im linken Zellenbereich befindet. Wenn der Zellbereich kopiert werden soll, muss gleichzeitig zur [Shift]-Taste die [CTRL]-Taste gedrückt werden.

Einen einzelnen Zeilenumbruch kann man noch leicht per Hand entfernen, bei hunderten von Einträgen wäre das sehr mühevoll. Mit einem kleinen Trick ist es aber sehr einfach. Man nutzt die 'Ersetzen'-Funktion (im Menü 'Bearbeiten') von Excel.
Zuerst die Spalte oder die Zellen markieren, in denen sich die zu entfernenden Zeilenumbrüche befinden. Dann das 'Ersetzen'-Fenster aufrufen (Menü Bearbeiten). Den Cursor in die 'Suchen nach'-Zeile stellen und dann die [ALT]-Taste drücken und festhalten. Über die Zifferntastatur 0010 (beim numerischen Block!) eingeben und danach die [ALT]-Taste wieder loslassen. Im Eingabefeld ist nichts zu sehen ist, das ist korrekt. Das 'Ersetzen durch'-Feld kann leer gelassen oder ein Leerzeichen (oder ein beliebiges anderes Zeichen) eingegeben werden. Die Zeilenumbrüche werden dann durch das eingegebene Zeichen getrennt.
Nach Klick auf den Button 'Alle ersetzen' werden die Zeilenumbrüche in den markierten Zellen entfernt.

Mit der Funktion Suchen und Ersetzen kann man nach Einträgen in einer Tabelle suchen und diese durch neue Einträge ersetzen. Dies funktioniert auch bei Formeln, nur muss man die Formeln zuerst sichtbar machen. Dies können Sie wie folgt tun:

1. Öffnen Sie das Menü Extras → Optionen und wechseln Sie auf die Registerkarte Ansicht.
2. Aktivieren Sie im Bereich Fensteroptionen den Eintrag Formeln
3. Mit dieser Einstellung werden die Formeln als Text dargestellt und lassen sich mit Suchen und Ersetzen wie gewohnt bearbeiten.
4. Deaktivieren Sie nach der Bearbeitung die Einstellung, indem Sie das Häkchen vor dem Eintrag Formeln wieder entfernen.

Die Sichtbarmachung der Formeln ist auch praktisch, wenn Sie mal zu Dokumentationszwecken einen Ausdruck Ihrer Formeln brauchen.